Văn phòng chia sẻ là gì? Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Trong bối cảnh kinh tế hiện tại, việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động là yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Và giải pháp văn phòng chia sẻ đang trở nên phổ biến, được nhiều công ty, đặc biệt là các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng nhờ tính linh hoạt và tiện lợi của nó.

Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ (hay còn gọi là Shared Office) là mô hình cho thuê không gian làm việc chung trong một văn phòng, nơi khách hàng có thể sử dụng đầy đủ các tiện ích và dịch vụ được cung cấp.

Các loại hình thuê văn phòng chia sẻ phổ biến

Văn phòng chia sẻ cung cấp nhiều lựa chọn thuê khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là một số hình thức thuê phổ biến:

• Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)
• Chỗ ngồi linh hoạt (Flexible Desk)
• Văn phòng riêng (Private Office)

Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)

Với hình thức này, bạn sẽ có một vị trí làm việc cố định và quyền sử dụng riêng vị trí đó mỗi khi đến văn phòng. Thường bao gồm một bàn làm việc riêng và có thể kèm theo tủ đựng tài liệu cá nhân. Lựa chọn này phù hợp với những người cần không gian ổn định và lưu trữ tài liệu tại chỗ.

Chỗ ngồi linh hoạt (Flexible Desk)

Với hình thức này, bạn không có vị trí cố định mà có thể chọn bất kỳ chỗ ngồi trống nào trong khu vực chung khi đến văn phòng. Điều này mang lại sự linh hoạt cao, thích hợp cho những người có lịch trình làm việc không cố định hoặc thường xuyên thay đổi vị trí để tìm cảm hứng mới.

Văn phòng riêng (Private Office)

Đây là hình thức cho thuê một không gian làm việc riêng biệt, thường được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc tường. Văn phòng riêng đem lại sự riêng tư và yên tĩnh cao hơn, phù hợp cho các công ty hoặc nhóm cần không gian riêng để làm việc hoặc gặp gỡ khách hàng mà không bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh.

Mỗi hình thức thuê có ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách, cũng như phương thức làm việc của từng cá nhân hay tổ chức.

Lợi ích của việc thuê văn phòng chia sẻ

Là giải pháp văn phòng hiện đại, văn phòng chia sẻ mang đến nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí
• Thanh toán linh hoạt
• Đa dạng dịch vụ và tiện ích đi kèm
• Vị trí thuận lợi
• Mở ra cơ hội kết nối mới
• Không gian thư giãn thoải mái
• Nâng tầm hình ảnh thương hiệu
• Thâm nhập thị trường mới dễ dàng

Tiết kiệm thời gian và chi phí

So với việc thiết lập và vận hành một văn phòng truyền thống, thuê văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc trang bị trang thiết bị, tìm kiếm địa điểm phù hợp hay quản lý cơ sở vật chất, từ đó có thể tập trung vào phát triển kinh doanh ngay từ ngày đầu tiên.

Thanh toán linh hoạt

Các gói thuê văn phòng chia sẻ thường linh hoạt và đa dạng, phù hợp với nhiều nhu cầu và ngân sách khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói thuê theo giờ, theo tháng hoặc theo năm, giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Đa dạng dịch vụ và tiện ích đi kèm

Văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ cơ bản đến cao cấp, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ được sử dụng trang thiết bị hiện đại như bàn ghế ergonomic, máy in, máy scan, wifi tốc độ cao, hệ thống điều hòa không khí, và bãi đỗ xe có bảo vệ. Ngoài ra, văn phòng còn có khu vực ăn uống, phòng họp được trang bị máy chiếu, tivi, ổ cắm điện và các tiện nghi cần thiết khác.

Vị trí thuận lợi

Văn phòng chia sẻ thường nằm tại những vị trí đắc địa, gần các trung tâm thương mại, khu ăn uống và hệ thống giao thông công cộng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với khách hàng và đối tác. Điều này cũng góp phần nâng cao nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.

Mở ra cơ hội kết nối mới

Môi trường làm việc chung tại văn phòng chia sẻ là nơi lý tưởng để bạn gặp gỡ và giao lưu với nhiều người khác nhau. Dù bạn là người khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp hay nhân viên văn phòng, bạn đều có cơ hội mở rộng mạng lưới kinh doanh và tìm kiếm cơ hội hợp tác mới. Văn phòng chia sẻ thường xuyên tổ chức các sự kiện kết nối, giúp tăng cường tương tác giữa các cộng đồng doanh nghiệp.

Không gian thư giãn thoải mái

Ngoài không gian làm việc, văn phòng chia sẻ còn cung cấp các khu vực giải trí và thư giãn tiện nghi như phòng giải trí, khu vực ăn uống với đầy đủ tiện ích như lò vi sóng, tủ lạnh, máy nước nóng và khu vực trò chơi điện tử. Những tiện nghi này giúp nhân viên có thể thư giãn, nạp năng lượng sau giờ làm việc căng thẳng, đồng thời tạo điều kiện cho họ giao lưu, kết nối với nhau.

Nâng tầm hình ảnh thương hiệu

Văn phòng chia sẻ được thiết kế đẹp mắt và đầy đủ tiện nghi không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác. Cùng với khu vực tiếp khách riêng biệt và sự phục vụ chu đáo từ nhân viên lễ tân, văn phòng chia sẻ góp phần xây dựng hình ảnh đáng tin cậy cho thương hiệu của bạn.

Thâm nhập thị trường mới dễ dàng

Khi hoạt động tại văn phòng truyền thống, việc mở rộng sang thị trường mới gặp nhiều khó khăn do chi phí cao và sự thiếu linh hoạt trong việc thiết lập. Tìm kiếm vị trí đắc địa và mở văn phòng mới, đặc biệt là ở quốc tế, trở nên tốn kém và mất nhiều thời gian.

Ngược lại, chuỗi văn phòng chia sẻ mang đến giải pháp tối ưu cho việc thâm nhập thị trường mới. Với mạng lưới không gian làm việc chung ở nhiều quốc gia, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập hiện diện tại thị trường mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Những lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ

Dù sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích thiết thực, việc lựa chọn văn phòng chia sẻ phù hợp đòi hỏi bạn cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Xác định rõ nhu cầu sử dụng văn phòng chia sẻ để lựa chọn loại hình phù hợp như văn phòng riêng, chỗ ngồi chung, phòng họp,...
• So sánh chi phí thuê giữa các văn phòng chia sẻ để lựa chọn mức giá phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm với chi phí thuê để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tham quan trực tiếp văn phòng chia sẻ để đánh giá môi trường làm việc, văn hóa cộng đồng doanh nghiệp và xem xét xem nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn hay không.
• Đọc kỹ hợp đồng thuê, đặc biệt là các điều khoản về thời hạn thuê, chi phí thuê, dịch vụ hỗ trợ, điều khoản thanh toán, để tránh những rủi ro pháp lý.
• Cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố trên sẽ giúp bạn tìm được văn phòng chia sẻ phù hợp, tối ưu hiệu quả công việc và tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng.

So sánh văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống

Văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống đều có những ưu và nhược điểm riêng, phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của từng công ty hay cá nhân mà có thể lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai loại hình này:

Tiêu chí	Văn phòng chia sẻ	Văn phòng truyền thống
Chi phí Phí thuê	linh hoạt, thường thấp hơn	Chi phí cao, thuê dài hạn, Thường phải ký hợp đồng dài hạn
Không gian làm việc	Không gian chung, có thể hơi ồn ào	Riêng biệt, yên tĩnh hơn
Tiện ích	Đầy đủ tiện ích (wifi, máy pha cà phê, phòng họp)	Cần tự trang bị hoặc mất thêm phí
Môi trường làm việc	Cộng đồng, dễ kết nối và hợp tác	Ít có cơ hội giao lưu với các công ty khác
Tiện nghi	Thường có phòng họp, khu vực thư giãn, pantry	Tùy công ty, cần đầu tư thêm
Hỗ trợ kỹ thuật	Có sẵn, nhanh chóng	Tùy thuộc vào công ty tự sắp xếp
Quản lý vận hành	Được quản lý bởi nhà cung cấp văn phòng chia sẻ	Công ty tự quản lý

Văn phòng chia sẻ là một giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí, phù hợp với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup, công ty nhỏ và vừa. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn văn phòng chia sẻ phù hợp với nhu cầu, khả năng tài